Ein Blick hinter die Kulissen: SPORTUNION Kapelln gehört zu den ersten Pilotvereinen, die das digitale Verwaltungssystem KASU im laufenden Betrieb einsetzen. Fabian Strobl, Obmann und Verantwortlicher für die Vereinsverwaltung, berichtet im Gespräch über den Umstieg von früheren System, den Alltag mit der neuen Software und die konkreten Zeitersparnisse für rund 120 Mitglieder und 8 Übungsleiter:innen.
Der SPORTUNION Kapelln zählt eher zu den kleineren Vereinen. Gerade deshalb muss die Vereinsverwaltung möglichst effizient organisiert sein …
… genau. Wir betreuen rund 120 Mitglieder, mal etwas mehr, mal etwas weniger. Umso wichtiger ist es, die administrativen Aufgaben möglichst schlank zu halten.
Wie habt ihr eure Vereinsverwaltung vor KASU organisiert?
Wir haben unterschiedliche Vereinsverwaltungsprogramme sowie die klassische Excelliste getestet. Die ersten beiden Anbieter waren leider entweder zu unausgereift oder zu umfangreich für unseren Verein. Nun haben wir mit KASU eine gute Mischung mit Fokus auf das Wesentliche gefunden.
Wie viel Zeit ist ungefähr pro Monat für die Vereinsverwaltung draufgegangen?
Ganz zu Beginn, als wir noch keine Vereinsverwaltungssoftware eingesetzt haben, lag der Aufwand bei rund zehn Stunden pro Monat. Mit den ersten Programmen konnten wir diesen bereits reduzieren. Seit der Einführung von KASU bewegen wir uns heute bei etwa ein bis zwei Stunden monatlich. Der größte Faktor dabei ist die deutlich vereinfachte PRAE-Verwaltung.
Welche Verwaltungsaufgaben haben euch vor KASU am meisten Zeit gekostet?
Ganz klar die PRAE-Abrechnung. Mit acht Übungsleiterinnen und Übungsleitern sind wir im Vergleich zu großen Vereinen zwar noch überschaubar aufgestellt, dennoch war der administrative Aufwand bereits erheblich.
Wie lief eine neue Mitgliedsanmeldung vor KASU ab – und wie läuft sie heute?
Anfangs erfolgte die Anmeldung über die SPORTUNION-Website, anschließend mussten die Daten manuell in eine Excel-Liste übertragen werden. Das war sehr zeitintensiv. Später wurden die Daten über andere Verwaltungssysteme beziehungsweise externe Anbieter teilweise automatisiert übernommen, dennoch waren weiterhin mehrere Kontrollschritte notwendig. Heute melden sich neue Mitglieder direkt über die Website an. Ich erhalte lediglich eine Benachrichtigung über die Anmeldung, während die Mitglieder über die App viele Schritte selbst erledigen können. Für mich ist das inzwischen praktisch eine Sache von Sekunden. Früher habe ich pro Anmeldung etwa fünf Minuten benötigt, heute entsteht nur noch Aufwand, wenn es persönliche Rückfragen gibt.
Mit KASU passiert vieles jetzt automatisch, direkt bei der Anmeldung der Mitglieder
Wie habt ihr die L19-Meldung vor KASU erledigt? Wie läuft sie heute ab?
Früher erfolgte die Meldung über die SPORTUNION-Schnittstelle. Das war zwar deutlich schneller als Einzelmeldungen, erforderte aber dennoch Zeit. Selbst im besten Fall musste man rund eine bis eineinhalb Stunden einplanen. Mit KASU erledigen wir denselben Prozess heute mit wenigen Klicks in etwa zwei Minuten. Der Aufwand ist praktisch auf null reduziert.
Mussten Daten früher mehrfach eingegeben oder übertragen werden?Ja. Viele Daten mussten bei unterschiedlichen Verwaltungsvorgängen mehrmals erfasst oder übertragen werden. Heute genügt es, KASU zu öffnen, da alle relevanten Informationen zentral verfügbar sind.
Gab es vielleicht sogar Aufgaben, die ihr vor KASU regelmäßig aufgeschoben habt, weil sie einfach mühsam und zeitaufwändig waren?
Ja, insbesondere die Rechnungserstellung und der Versand an die Mitglieder. Da wir finanziell meist einen gewissen Puffer hatten, bestand kein unmittelbarer Zeitdruck, wodurch diese Aufgaben oft verschoben wurden. Mit KASU erfolgt die Rechnungslegung heute automatisch direkt im Zuge der Anmeldung.
Mitglieder melden über die Website an. Ich bekomme nur eine Info, dass ein neues Mitglied da ist, und die Person kann sich über die App selbst an- und abmelden. Das ist heute im Grunde eine Sekundengeschichte – kein Aufwand mehr für den Verein
Muss trotz KASU heute noch irgendetwas aktiv kontrolliert oder freigegeben werden?
Bei der PRAE schaue ich natürlich noch drüber, ob es versehentliche Doppelungen oder Programmierfehler gibt – so wie man das bei jedem System macht. Aber es kommt eigentlich selten zu Fehlern, vor allem, weil die Trainerinnen und Trainer selbst vorher drüberschauen und freigeben können.
Muss trotz KASU heute noch irgendetwas aktiv kontrolliert oder freigegeben werden?
Bei der PRAE-Abrechnung führe ich nach wie vor eine abschließende Kontrolle durch, etwa um versehentliche Doppelungen oder mögliche Systemfehler auszuschließen. Das würde ich allerdings bei jedem digitalen System machen. Fehler kommen sehr selten vor, insbesondere weil die Trainerinnen und Trainer ihre Daten vorab selbst prüfen und freigeben können.
Welche Aufgaben im Verein kannst du heute machen, für die früher schlicht die Zeit gefehlt hat?
Durch den geringeren Verwaltungsaufwand bleibt deutlich mehr Zeit für die eigentlichen Vereinsaufgaben: die Kursplanung, die Organisation von Veranstaltungen und die Betreuung unserer Mitglieder. Die Administration nimmt heute wesentlich weniger Raum ein.
Welche KASU-Funktion nutzt ihr mittlerweile am häufigsten?
Am häufigsten nutzen wir die Teilnehmererfassung durch die Trainerinnen und Trainer sowie die Member-App. Mit Ausnahme einiger Seniorinnen und Senioren ab etwa 75 Jahren in unserer Gymnastikgruppe verwenden nahezu alle Mitglieder die App. Auch diese Mitglieder sind auf Trainerseite selbstverständlich vollständig im System erfasst.
Welche KASU-Funktion nutzt ihr vielleicht noch gar nicht, obwohl sie interessant wäre?
Die Ressourcenverwaltung nutzen wir derzeit noch nicht, da wir keine eigenen Anlagen wie Sportplätze oder Hallen betreiben. In meinem anderen Verein arbeite ich allerdings gerade daran, diesen Bereich aufzubauen, um Auslastungen und Verfügbarkeiten eines Fußballplatzes auch für externe Nutzer transparent darstellen zu können. Das Projekt befindet sich derzeit noch in der Anfangsphase.
Wie aufwendig war die Einrichtung beziehungsweise die Migration der Vereinsdaten, und wie schnell habt ihr euch zurechtgefunden?
Für die Einrichtung sollte man schon etwas Zeit einplanen und nichts überstürzen. Man beschäftigt sich einige Stunden damit, sammelt Erfahrungen und arbeitet am nächsten Tag weiter. Wichtig ist, dass alle Prozesse gründlich getestet werden. Wer die Einrichtung nicht sorgfältig überprüft, riskiert fehlerhafte Datensätze oder Zuordnungen. Gleichzeitig ist jeder Verein anders organisiert, wodurch individuelle Einstellungen erforderlich sind.
Gab es bei der Umstellung etwas, das schwieriger war als erwartet?
Man muss sich intensiv mit den eigenen Vereinsstrukturen auseinandersetzen und diese im System korrekt abbilden. Bei uns gab es beispielsweise früher einen Familien-Höchstbeitrag von 250 Euro. In einer Excel-Liste ließ sich das unkompliziert verwalten, im System musste diese Logik jedoch über Rabattmodelle abgebildet werden, etwa für das zweite oder dritte Kind. Solche Details muss man zunächst durchdenken und entsprechend konfigurieren.
Was würdest du einem Verein sagen, der momentan noch mit Excel und E-Mail arbeitet und sich fragt, ob sich der Umstieg lohnt?
Der Umstieg lohnt sich definitiv. Die Einführung bedeutet zunächst einen gewissen Aufwand, langfristig überwiegen die Vorteile jedoch deutlich. Die Mitgliederverwaltung läuft weitgehend automatisiert: Austretende Mitglieder werden automatisch inaktiv gesetzt und erhalten keine Rechnungen mehr, neue Mitglieder werden automatisch erfasst und verrechnet. Man muss nicht länger händisch Listen pflegen oder Daten nachtragen. Stattdessen steht jederzeit eine aktuelle Mitgliederliste inklusive Exportmöglichkeiten zur Verfügung. Darüber hinaus schafft die Member-App einen zusätzlichen Kontaktpunkt zwischen Verein und Mitgliedern, selbst wenn diese gerade nicht aktiv am Vereinsleben teilnehmen.
