SPORTUNION Vereins-Website: Hilfebereich

Die neue Vereins-Website ist bestellt – jetzt kann es losgehen! Bis dein Verein Zugangsdaten zum neuen System erhält, kannst du dir bereits folgende Gedanken machen und entsprechende Handlungen setzen. Texte können zum Beispiel in Programmen wie Microsoft Word vorbereitet werden.

Was sind die Zielsetzungen der neuen Website?

Modernisierung, neue Mitglieder gewinnen, Verbessern der Kommunikation, Digitalisierung von Abläufen, Attraktivierung gegenüber Sponsoren, …
Zielsetzungen für eine neue Website können vielfältig sein, sollten aber schon vorab überlegt werden.

Was möchte mein Verein auf der neuen Website präsentieren?

mögliche Inhalte könnten sein:

• Sportangebot
• Berichte
• Termine
• Vorstellung des Vereins
• Präsentation von Sponsoren
• Newsletter-Anmeldung
• Mitglieds-Anmeldung
• Kursbuchung
• Interne Informationen
• Pressebereich
• Kontaktinformationen
• …

Welche Zielgruppen möchte ich ansprechen?

mögliche Zielgruppen können sein:

• bestehende Vereinsmitglieder,
• potenziell neue Vereinsmitglieder,
• Eltern von Vereinsmitgliedern,
• Medien/Presse,
• Trainerteam/Funktionäre,
• Sponsoren,
• …

Überlege dir, mit welchen Inhalten du welche Zielgruppe ansprechen willst, und welche Information sich diese Personen erwarten würden. Im Zweifelsfall frag einfach jemanden, der in diese Gruppe fällt!

Welche bestehenden Inhalte (von einer alten Website, einem Folder, Vereinszeitung etc.) können übernommen werden?

Müssen Texte gegebenenfalls aktualisiert, ergänzt, umformuliert, korrekturgelesen werden? Möglicherweise kannst du auch auf den einen oder anderen Inhalt verzichten.

Welche Personen sollten in die Entstehung der neuen Website miteinbezogen werden?

• Zukünftige Administratoren & Redakteure
• Vorstand
• Team
• Testpersonen
• …

Überlegt werden sollte in diesem Zuge auch, wie oft dein Verein vorhat, in Zukunft die Website zu aktualisieren bzw. neue Inhalte online zu stellen.

Was muss alles zum Launch der Website online sein, was erst später?

Startet das nächste Vereinsjahr in ferner Zukunft, ist es noch nicht so wichtig, das gesamte Kursangebot per Formular buchbar zur Verfügung zu stellen.

Welche rechtlichen Grundlagen müssen eingehalten werden?

Es ist notwendig, Rechtsgrundlagen wie die Datenschutz-Grundverordnung, aber auch das E-Commerce-Gesetz bzw. geltende Impressumspflicht zu berücksichtigen.
Wir haben hierfür Vorlagen und zentrale Texte erstellt, die du anpassen und ergänzen musst.

Müssen neue Fotos gemacht werden?

Wir bieten als SPORTUNION eine eigenen Fotoplattform an. Die Fotos dürfen für die Website kostenlos verwendet werden! Mehr dazu: https://sportunion.at/service/marketing-kommunikation/fotoplattform/

Welche Regelungen soll es zum Schreibstil geben?

Überlege dir, ob und wie Texte gegendert werden sollen. Wie willst du welche Zielgruppe ansprechen? Per-Du / Per-Ihr? / Per-Sie?
Eine Grundlage kann das SPORTUNION Wörterbuch sein.

Wie soll die Navigationsstruktur aussehen?

Hier sind drei Vorschläge für einen Ein- und Mehrspartenvereine angeführt. Inhalte können natürlich beliebig ergänzt oder gestrichen werden:

Sollen künftig Newsletter versendet werden?

Dies ist am besten über externe Anbieter wie MailChimp umzusetzen, die in die Website integriert werden können. Du kannst schon jetzt ein Konto bei einem entsprechenden Anbieter eröffnen. Lies mehr dazu unter Newsletterversand.

Sind Schulungen für zukünftige Administratoren nötig?

Neben diesem Hilfebereich bieten wir Schulungen zur Vereinswebsite über die SPORTUNION Akademie an.

Du hast deine Login-Daten per Mail erhalten? Jetzt kannst du dich erstmals im System anmelden bzw. ansehen, wie deine neue Website aussieht. Wichtig! Die neue Website ist noch nicht für Suchmaschinen wie Google auffindbar. Somit kannst du Inhalte in Ruhe einpflegen.

Login & Befüllung der Website mit Inhalten

• Erfahre, wie du dich einloggen kannst.
• Wie du mit dem System arbeitest, erfährst du in nachfolgenden Kapiteln.
• Wir haben bereits ein paar Grundinhalte in die Website integriert, damit du ein besseres Bild vom System erhältst. Du kannst diese bearbeiten oder auch löschen.
• Datenimport:
  • Hast du bei der Bestellung angegeben, dass du Daten aus einer bestehenden SPORTUNION-Website importieren möchtest, so sollten diese bereits sichtbar sein.
  • Wie du einen Datenimport von einer anderen WordPress-Seite umsetzt, erklären wir dir im Folgenden:

Datenimport aus einer anderen WordPress-Website

Über die WordPress Export/Import-Funktion lassen sich Daten von einer bestehenden Website exportieren und in der neuen Vereins-Website importieren.
Eine detaillierte Anleitung ist noch nicht verfügbar. Solltest du dringend Hilfe brauchen, kontaktiere uns unter support@sportunion.at

Erstellen einer URL-Redirect-Liste

Wenn du eine alte Website hattest, solltest du eine URL-Redirect-Liste im System hinterlegen. Damit wird sichergestellt, dass Personen, die einen Link zu deiner alten Website aufrufen, in Zukunft automatisch den entsprechenden Inhalt auf der neuen Website angezeigt bekommen.

Wenn keine Redirects eingetragen werden…

• Führen alle Verlinkungen von Suchmaschinen wie Google in den Wochen nach der Umstellung zu einem 404 – Seite nicht gefunden – Fehler.
• Führen alte Links (in PPT-Folien, in Facebook, in Lesezeichen-Sammlungen, auf anderen Websites…), die zu euch verweisen, dauerhaft zur 404-Seite, sofern diese nicht korrigiert werden.

Zumindest für die wichtigsten Seiten (Startseite, Team, Kontakt, Impressum, Datenschutz,…) sollten Redirects eingetragen werden.

Beispiel:

Inhalt	Alter Link (URL-Quelle)	Neuer Link (URL-Ziel)
Startseite	https://meinverein.sportunion.at/start.php?contentID=457813&v1=force	https://meinverein.sportunion.at
Sportangebot	https://meinverein.sportunion.at/start.php?contentID=866034	https://meinverein.sportunion.at/sport-angebote
Kontakt	https://meinverein.sportunion.at/start.php?contentID=499298	https://meinverein.sportunion.at/ueber-uns/kontakt

So trägst du Redirects ein:

1. Navigiere zu “Werkzeuge” > “Redirection”
2. Klicke “Neue hinzufügen”
3. Trage bei URL Quelle die alte URL ein, wo der Inhalt bisher zu finden war
4. Trage bei Ziel-URL die neue URL ein.
5. Klicke “Umleitung hinzufügen”
   

Checkliste vor dem Launch

• Sind alle Inhalte wie gewünscht bzw. wurde die Seite getestet?
  • Wurden Musterseiten (Kontakt, Team, Über Uns, …) bearbeitet oder wurden diese gelöscht/versteckt?
• Sind Impressum und Datenschutzerklärung vollständig?Wenn es bereits eine Website gab: Wurde die URL-Redirect-Liste erstellt und alles eingetragen?
• Entspricht das Logo den Regelungen des Corporate Designs der SPORTUNION (SPORTUNION Logo mit Vereinszusatz, eigenes Logo ohne SPORTUNION-Kugel oder genehmigte Sonderverwendung) – siehe design.sportunion.at/logos
• Ist die Fußzeile richtig ausgefüllt?
  • Wenn kein Newsletter verwendet wird, muss der Menüpunkt “Newsletter” in der Fußzeile gelöscht werden.
• Ist unter Einstellungen > Allgemein eine Vereins-E-Mail-Adresse hinterlegt?
• Sind bei Formularen (Kontaktformular, …) Empfänger-Adressen bei den Benachrichtigungen hinterlegt?
• Wurde das Demo-Event gelöscht bzw. wurden Termine/Events eingetragen und der Kalender überprüft?
• Wurden Sportangebote in der SPORTUNION Datenbank eingetragen und werden diese erfolgreich zur Website synchronisiert?
• Sind alle Inhalte im Menü verknüpft?
• Wurde das Demo-Event angepasst oder gelöscht? (bei Seiten, die nach April 2022 eingerichtet wurden)
• Wurde die Seite generell getestet?

Die Website veröffentlichen

• Wenn du bisher noch keine Website gehabt hast, kannst du diesen Punkt überspringen und beim nächsten Punkt “nach dem Onlinegang” fortfahren.
• Hast du bisher eine Website gehabt, sind möglicherweise Änderungen von DNS-Einträgen nötig, um auf die neue Website weiterzuleiten. Kontaktiere uns hierfür unter support@sportunion.at!

Nach dem Onlinegang

• Prüfe, ob, alle Inhalte auffindbar sind.
• Führe das Yoast-SEO Workout aus, damit deine Website in Suchmaschinen gut gelistet wird.
  Du findest diesen unter dem Menüpunkt “SEO” oder oben in der Navigation unter “Y” (Yoast) > SEO-Einstellungen -> Workouts
• Viel Freude und Erfolg mit der neuen Website!

Benutzerrolle	Berechtigungen
Abonnent	niedrigste Rolle keine Rechte im Backend – kann nur sein eigenes Profil bearbeiten
Mitarbeiter	News und News intern-Beiträge als Entwurf erstellen (zur Freigabe einreichen) kann keine Bilder hochladen
Autor	News und News intern-Beiträge erstellen und bearbeiten Dateien hochladen SPORTUNION geteilte Beiträge (News)
Redakteur	Darf Seiten und News erstellen sowie veröffentlichen Kann Kategorien und Schlagwörter anlegen sowie bearbeiten Kann News-Beiträge anderer Nutzer (Ausnahme: Administrator) bearbeiten und freischalten Google Site Kit verwalten Medien verwalten Design / Menü verwalten neuen Benutzer hinzufügen Zugriff auf einige “Werkzeuge” Zugriff auf Einstellungen Zugriff auf WP Mail SMTP Zugriff auf Yoast SEO Zugriff auf geteilte Beiträge Zugriff auf “Performance” Zugriff auf Smart Slider
Administrator	Vollzugriff (einige Funktionen wurden eingeschränkt, wie die Installation von Plugins, um das SPORTUNION System auf einem Sicherheitslevel halten zu können)
weitere Rollen
Slider bearbeiten	Zugriff auf Smartslider
Formulareinträge bearbeiten	Formulareinträge lesen, bearbeiten und exportieren
Formulare bearbeiten	Formulareinträge lesen, bearbeiten und exportieren Formulare erstellen und bearbeiten (Vollzugriff auf Formulare)
SEO Editor	Teil-Zugriff auf Yoast SEO News, Seiten und Medien erstellen und bearbeiten
SEO Manager	wie SEO Editor, plus: Yoast SEO Vollzugriff “Site Health Check” anzeigen

Seiten enthalten Inhalte, die, im Vergleich zu News-Beiträgen, nicht von einem momentanen Ereignis, sondern langfristig gültige Informationen präsentieren. Seiten sind z.B.:

• Startseite
• Impressum, Datenschutz
• Über Uns
• Geschichte
• Vorstand
• …

Jede Seite hat eine URL (eindeutiger Pfad, der in der Browser-Leiste eingegeben werden kann). Eine Seite kann an einer oder mehreren Stellen im Menü verlinkt werden. Außerdem lässt sich die Sichtbarkeit und deren Zugriff einschränken. (z.B. Passwortschutz)

1. Unter dem Menüpunkt “Seiten” auf den Unterpunkt “Erstellen” klicken.
2. Einen passenden Titel für die Seite eingeben. Aus dem Titel wird beim Speichern automatisch eine URL generiert (Link zur Seite). Dieser kann nachträglich geändert werden.
3. Rechts unter dem Punkt “Seiten Attribute” kann eine “Eltern”-Seite angegeben werden. Die aktuelle Seite wird dadurch dieser Seite untergeordnet. Diese Einstellung ist optional. Falls hier “Eltern” ausgewählt werden, wirkt sich das auf den Link (URL) der Seite aus, nicht jedoch auf das Menü.
4. Zum Hinzufügen von Inhalten am besten den “Content Builder” (WP Bakery Page Builder) verwenden. Damit können die Texte sehr einfach formatiert und Bilder hinzugefügt werden. Mehr dazu unter dem Punkt “Arbeiten mit dem Content-Builder“.
5. Optional kann unter Yoast SEO (unter dem Inhaltsblock) die Beschreibung für Suchmaschinen angepasst werden.
6. Abschließend die Seite veröffentlichen. Die Seite kann alternativ auch als Entwurf oder “ausstehender Review” gespeichert werden. Zudem lässt sich die Sichtbarkeit auf privat oder mit Passwortschutz einstellen und der Zeitpunkt der Veröffentlichung kann gesetzt werden.
7. Soll die Seite auch an einer / mehreren Stellen im Menü angezeigt werden, muss dies nun noch erledigt werden. Siehe “Menüverwaltung“.

Unter dem Menüpunkt “Seiten” – “Alle Seiten” sind alle Seiten zu finden. Durch Klick auf die gewünschte Seite kommt man zu den Inhalten und kann diese bearbeiten. Mehr zum Bearbeiten von Inhalten unter dem Punkt “Arbeiten mit dem Content-Builder“.

Alternative Vorgehensweise: Ist man eingeloggt, erscheint über jeder Seite im Frontend eine Bearbeitungsleiste. Durch Klick auf “Seite bearbeiten” öffnet man die Seite mit dem Backend Editor, durch Klick auf “Mit WPBakery Page Builder bearbeiten” im Frontend-Editor.

Öffnet man eine Seite (oder auch News-Beitrag), findet man rechts im Fenster “Veröffentlichen” einen Punkt “Revisionen”. Jede bisher gespeicherte Version der Seite kann darüber wiederhergestellt werden.

Unter dem Menüpunkt “Seiten” erhält man eine Übersicht über alle Seiten. Es gibt 2 Möglichkeiten, eine Seite zu löschen:

1. Mit der Maus über den Titel der gewünschten Seite fahren. Dann erscheint darunter der Punkt “Papierkorb”.
2. Vor dem Titel der Seite einen Haken setzen und oben “In den Papierkorb verschieben” auswählen. “Übernehmen” klicken.

Als Inhaber einer Website bist du verpflichtet, ein Impressum sowie eine Datenschutzerklärung zu veröffentlichen.

Wir haben beide Seiten bereits als Vorlagen abgelegt. Stelle sicher, dass diese korrekt angepasst und bei Änderungen aktualisiert werden!

Impressum

Die Seite ist als Vorlage im Backend gespeichert. Die URL lautet:

• meinverein.sportunion.at/impressum

Passe Textpassagen an. Optionale Passagen kannst du streichen oder für deinen Verein passend anpassen.

Datenschutzerklärung

Diese Seite enthält Inhalte, die von der SPORTUNION Österreich befüllt werden und vom Verein ergänzt werden müssen. Die zentralen Inhalte werden per automatischer Synchronisation auf alle Vereinswebsite-Betreiber gespiegelt, sodass es bei zukünftigen Funktionsupdates oder Anpassungen im System möglich ist, die Datenschutzerklärung für alle zentral anzupassen. Die zentralen Passagen können und müssen nicht angepasst werden!

Link zur Datenschutzerklärung:

• meinverein.sportunion.at/datenschutzerklaerung

Für den Verein stehen 2 Variablen (“shortcodes”) zur Verfügung:

• seite-datenschutzerklaerung-vereins-adressblock
  Diese Variable muss ausgefüllt werden!
• seite-datenschutzerklaerung-weitere-verarbeitungen
  Hier können weitere Verarbeitungsprozesse ergänzt werden. Wir haben bereits folgende Passagen hinzugefügt, die angepasst oder, bei Nicht-Verwendung, gelöscht werden müssen:
  • Kontaktaufnahmen via Kontaktformular, E-Mail, Brief, Telefon oder Fax
  • Newsletter (hier wurde der Text für Mailchimp angepasst)
  • Bewerbungen
• Erfahre mehr zum Arbeiten mit dem Shortcoder / Variablen

Unter dem Menüpunkt “Medien” findest du alle Fotos und Dateien (JPEG, PDF,…).

Klicke auf “Datei hinzufügen“, im Anschluss können Medien per Drag+Drop (hineinziehen) hochgeladen werden.

Beim Upload werden einige “Metadaten” aus dem Bild übernommen. Metadaten sind Informationen zum Bild wie Aufnahmedatum, Kameraeinstellungen, Copyright, Notizen, Beschriftungen, Bewertungen etc. Diese Infos können jederzeit nachträglich ergänzt/korrigiert werden. Bitte wähle immer eine sinnvolle Bezeichnungen.

Folgende Werte stehen zur Verfügung:

• Alternativer Text – wird angezeigt, wenn das Foto nicht geladen wird bzw. wird blinden Website-Besuchern vorgelesen.
• angezeigtes Copyright (= Feld “Beschriftung”)
• den Bild-Beschreibungstext unter dem Bild (= Feld “Beschreibung”)

Achte darauf, nur lizenzfreie Bilder zu verwenden oder Bilder, bei denen du eine Lizenz besitzt. In jedem Fall muss das Copyright aus datenschutzrechtlichen Gründen angegeben werden.

WICHTIG:

Egal, welchem Ordner ein Medium zugeordnet wird, der absolute Link bleibt immer gleich. Das heißt, dass ein Verschieben von Medien zu keinen Broken Links führt. Das Bild wird demnach immer korrekt angezeigt, auch wenn ich ein Bild nachträglich in einen Ordner verschiebe. Die Ordnerablage dient nur zur besseren Strukturierung für Administratioren.

Bild zuschneiden

1. Auf “Ausschnitt” klicken
2. Gewünschten Bildausschnitt bei Bildformat (zB. 2:1) oder Pixel-Auswahl (zB. 1200×600) eingeben
3. Der gewünschte Ausschnitt kann beim Bild mittels Maus verschoben und ausgewählt werden
4. Wieder auf “Ausschnitt” klicken
5. Speichern

Du kannst bestehende Bilder ersetzen, indem du:

Für die Erstellung von Seiten, News und News intern – also, beinahe allen Inhalten – gibt es zwei Möglichkeiten zur Gestaltung:

• Texteditor / Classic Mode: Für einfache Inhalte, z.B. ein einfacher News-Bericht. Werkzeuge wie man sie z.B. aus Microsoft Word kennt, stehen zur Verfügung. Der Texteditor wird auch beim Element “Textbereich” im Content-Builder geladen.
• Content Builder: Für komplexere Inhalte. Der Inhalt kann in Zeilen und Spalten gegliedert werden, verschiedenste Inhaltselemente können hinzugefügt werden. Für das Bearbeiten stehen 2 Modi zur Verfügung:
  • Backend Editor: zum Bearbeiten einer Seite im Backend
  • Frontend Editor: zum Bearbeiten mit Live-Vorschau.

Zwischen den Modi kann beliebig hin- und hergeschalten werden.

Im Texteditor können, ähnlich wie in Microsoft Word, Texte, Tabellen, Links, Aufzählungen usw. formatiert werden.

• Im “Classic Mode” ist nur der Text-Editor verfügbar
• Ein Textbereich kann im Content-Builder über das Element “Textbereich” hinzugefügt werden.
• Auch bei anderen Inhalten, z.B. bei Variablen (shortcoder), kann mit dem Text-Editor gearbeitet werden.

Absatzformate

Es stehen Überschriften in 6 Ebenen und normaler Fließtext zur Auswahl.

Bitte beachte:

• Überschrift 1 nur 1x auf jeder Seite verwenden (aus SEO-Gründen). Überschrift 2 ist daher gleich formatiert wie Überschrift 1
• Die Formatierung sieht etwas anders aus, als sie auf der Website ausgegeben wird.
• Über das Element “Als Text einfügen” werden Formatierungen beim Einfügen gelöscht (sollte es zu Problemen beim Kopieren aus z.B. Word kommen)

Mit dem Content-Builder lassen sich Inhalte wie mit einem Baustein-Satz positionieren. Das Denken in Zeilen und Spalten ist hier besonders wichtig. Folgende Elemente stehen zur Verfügung:

Jede SPORTUNION Vereinswebsite hat bei Auslieferung eine Testseite, auf der alle wichtigen Elemente ausgegeben werden und verschiedene Stile vorkonfiguriert sind. Diese kann unter meinverein.sportunion.at/testseite aufgerufen werden (nur für angemeldete AdministratorInnen sichtbar)

Um Bilder über den Content-Builder auszugeben, gibt es folgende Elemente:

• Einzelbild: Ein einzelnes Bild wird ausgegeben. Die Ausgabegröße, Aktion beim Klicken (z.B.: in Lightbox öffnen oder Link öffnen), Stil (z.B. Schatten rund ums Bild) und Ausgabe von Copyright/Beschreibung können festgelegt werden.
• Medien Kacheln: Fotogalerie ausgeben. Die Vorschaubilder sind quadratisch. Die Anzahl der Bilder je Spalte kann festgelegt werden. Bilder öffnen sich in einer Lightbox.
• Medien Mauerwerk: wie Medien Kacheln, nur werden Bilder nicht quadratisch zugeschnitten. Dadurch entsteht ein “Mauerwerk”, wenn Bilder unterschiedliche Seitenverhältnisse haben.

Tipp für Fotogalerien:

Erstelle in der Medienablage je Fotoalbum einen Ordner, z.B. “Fotogalerien > 20210501 Fotoshooting Verein” etc. Beim Hinzufügen der Elemente “Medien Kacheln” bzw. “Medien Mauerwerk” kannst du dann einfach alle Bilder des Ordners auswählen, um diese anzuzeigen.

Mithilfe des Shortcoders kannst du Variablen (“Shortcodes”) definieren, deren Inhalt auf beliebigen Stellen deiner Vereinswebsite ausgegeben werden kann. Das ist praktisch für Inhalte,

• die oft vorkommen
• und ggf. zukünftig aktualisiert werden müssen.

Außerdem wird der Shortcoder zum Befüllen und Ergänzen der Datenschutzerklärung verwendet.

Funktionalität

Shortcodes können alle Elemente enthalten, die auch mit dem normalen Text-Editor erstellbar sind. Dazu zählen z.B. Überschriften, Textformatierungen, Tabellen, Bilder. Nicht möglich ist das Erstellen von Shortcodes, die Content-Builder-Elemente enhalten.

Shortcode erstellen und verwenden

1. Navigiere zu “Shortcoder”, dann wähle “Create Shortcode”
2. Wähle einen Titel (sollte keine Umlaute und Sonderzeichen enthalten)
3. Füge den Inhalt ein (das, was ausgegeben werden soll, wenn die Variable eingefügt wird) – zur Auswahl stehen Code Editor, Text Editor und Visual Editor. Der Visual Editor ist wahrscheinlich am umgänglichsten, wenn Inhalte formatiert werden sollen.
4. Veröffentliche den Shortcode
5. Füge den Shortcode auf beliebigen Stellen ein, indem du entweder den Shortcode kopierst oder verwende den Button “[/]” im Editor, um einen einzufügenden Shortcode auszuwählen.

Voreinstellungen

Unter Kalender > Einstellungen finden sich unzählige Voreinstellungen zum Kalender. Wir haben bereits SPORTUNION Voreinstellungen hinterlegt. Du musst diese nicht unbedingt anpassen.

Import / Export der Voreinstellungen

Die Kalender-Einstellungen lassen sich sichern, indem sie exportiert werden. (Kalender > Einstellungen > Import/Export (nicht zu verwechseln mit Kalender > Import/Export))

Die SPORTUNION Voreinstellungen kannst du hier herunterladen:

Kategorien anlegen

Wenn du Sportangebote auf deiner Website darstellst, lege unter “Kalender > Kategorien” eine zusätzliche Kategorie “Veranstaltungen” an. Damit kannst du später filtern, ob im Kalender Sportangebote, Veranstaltungen oder beides ausgegeben werden sollen. Natürlich kannst du auch weitere Kategorien anlegen. Mehr dazu unter Sportangebote in den Kalender integrieren.

Ausgabe anpassen

Wie oben beschrieben, wird der Kalender standardmäßig an 3 Stellen ausgegeben. Wenn du den Kalender zusätzlich an an anderen Stellen ausgeben möchtest oder die Ausgabe anpassen oder filtern willst, folge der Anleitung unter Kalender / Veranstaltungen auf der Website darstellen.

Ergänzender Leitfaden:

SPORTUNION-Leitfaden Kalender einrichten und Shortcodes erstellen

Werden Sportangebote in der Datenbank eingegeben, so werden diese zu deiner Vereinswebsite synchronsiert und automatisch in den Kalender integriert. Alle Sportangebote werden automatisch der Kategorie “Sportangebote” zugeordnet.

Sportangebote aus dem Kalender ausschließen oder nur Sportangebote listen

Voraussetzung ist, dass alle anderen Veranstaltungen irgendeiner Kategorie zugewiesen sind. Lege am besten eine Kategorie “Veranstaltungen” für alle anderen Termine & Events an. Diese kann natürlich Unterkategorien enthalten, wie z.B. “Wettkämpfe”, “Feste”, “Besprechungen”, etc.
Für Mehrspartenvereine könnte man auch Termine nach Sparte anlegen.

Einrichtung der Filterung: Wähle beim entsprechenden Shortcode, der den Kalender ausgibt, einen Filter nach “Sportangebote” (nur Sportangebote werden gelistet”) oder “Veranstaltungen” (nur alle anderen Veranstaltungen werden gelistet) aus.

Du kannst natürlich auch nach anderen Kriterien filtern.

Eine Veranstaltung erstellen

Neue Veranstaltungen kannst du ganz einfach über Kalender > Veranstaltung hinzufügen oder in der Leiste oben via + Neu > Veranstaltung erstellen. Folgende Optionen stehen zur Verfügung:

Veranstaltungen bearbeiten

Unter Kalender > Alle Veranstaltungen werden alle Veranstaltungen gelistet.

Der Kalender bzw. Termine werden standardmäßig an folgenden Stellen ausgegeben:

1. Rasterdarstellung mit 6 Terminen auf der Startseite
2. Unter dem Menüpunkt “Aktuelles > Termine & Events” als “ganzer Kalender”
3. In der Seitenleiste neben “News”

individuelle Einbettung

Über die automatisch genererierten Archivseiten hinaus gibt es weitere Möglichkeiten, Veranstaltungen in verschiedenster Form auf der Website darzustellen.

Verwendet werden hierfür Kalender-Shortcodes, zu finden unter Kalender > Shortcodes.

Kalender-Shortcode erstellen

Mithilfe des Shortcode-Assistenten lässt sich rasch ein Shortcode erstellen. Die Form der Darstellung, Shortcodename und weitere Parameter können konfiguriert werden.

Mehr Einstellungen sind möglich, wenn man den erstellten Shortcode im Anschluss bearbeitet. Je nach gewählten “Skin” sind Konfigurationsmöglichkeiten verfügbar, darunter:

• Stil
• Start- und Enddatum angezeigter Beiträge
• Datumsformat
• Limit der dargestellten Einträge
• Einblenden weiterer Ansichten (z.B. beim “ganzen Kalender” kann konfiguriert werden, ob Monats-, Wochen-, Tages-, Raster-, Listenansicht sichtbar sein sollen oder nicht)
• Eventdetailseite Anzeigeoptionen
• Suchformular ein/ausblenden sowie Optionen, welche Filter angezeigt werden sollen
• Filteroptionen nach Kategorie, Ort, Veranstalter, Label, Schlagwörter, Autoren, Eventtermine sowie Optionen für laufende/abgeschlossene Events.
  Tipp:
  • Sollen nur Sportangebote ausgegeben werden, setze einen Kategoriefilter auf “Sportangebote”.
  • Sollen nur andere Termine und keine Sportangebote ausgegeben werden, erstelle z.B. eine Kategorie “Veranstaltung”, der alle anderen Termine zugeordnet sind und filtere nach dieser.

Empfohlene Stile und Shortcode-Konfigurationen der SPORTUNION

Ansicht	empfohlene Stil(e)
Listenansicht	Minimal Standard (Event-Fotos sollten hinterlegt sein) Akkordeon
Rasteransicht	Minimal
Agendaansicht	nicht verfügbar
Ganzer Kalender	Reduziert oder Novel
Jahresansicht	nicht verfügbar
Kalender- / Monatsansicht	Reduziert oder Novel
Tagesansicht	nur ein Stil verfügbar
Wochenansicht	nur ein Stil verfügbar
Stundenplan-Ansicht	nicht verfügbar
Kachelansicht	nicht verfügbar
Kartenansicht	nicht verfügbar
Deckblattansicht	klassisch
Countdownansicht	Stil 1 oder Stil 2
Verfügbarer Platz	nicht verfügbar
Karussell-Ansicht	Typ 1 (Event-Fotos sollten hinterlegt sein)
Slider-Ansicht	Typ 1 (Event-Fotos sollten hinterlegt sein)
Zeitleisten-Ansicht	nur ein Stil verfügbar
Kachelansicht	nur ein Stil verfügbar (Event-Fotos sollten hinterlegt sein)
Allgemeiner Kalender	nur ein Stil verfügbar

automatisch generierte Seiten (Eventdetailseiten, Archivseiten)

Darüber hinaus gibt es automatisch generierte Seiten bzw. Archivseiten. Diese sind immer vorhanden und beinhalten üblicherweise alle Einträge.

Veranstaltungs-Detailseite

Sobald ein Event erstellt wurde, wird für dieses ein Link zur Veranstaltungs-Detailseite generiert (ähnlich wie bei Seiten oder News). Dieser ist direkt unterhalb des Veranstaltungstitels zu finden, wenn die Veranstaltung bearbeitet wird. Ausnahme: unter Veranstaltungsdetails > Links wurde ein (individueller) Veranstaltungs-Link hinterlegt.

Was alles auf dieser Seite dargestellt wird, hängt von den Voreinstellungen, den eingegebenen Daten, den Einstellungen direkt bei der Veranstaltung sowie möglichen individuellen Einstellungen unter Design > Widgets > Event-Detailseite ab.

Veranstaltungs-Archivseite

Unter /events/ werden alle Veranstaltungen in Kalenderform gelistet. Die Darstellung lässt sich unter Kalender > Einstellungen > Archiv-Seiten anpassen.

Kategorien-Archivseite

Außerdem wird je Kategorie unter /event-kategorie/[kategoriename] eine Kategorien-Archivseite erstellt.

Die Pfade für die beiden Archivseiten lassen sich unter Kalender > Einstellungen > Slug/Permalinks anpassen. Beachte, dass eventuell bestehende Seiten, die dieselbe URL haben, dann nicht mehr sichtbar sind! (z.B. es existiert bereits eine Seite “meinverein.sportunion.at/events/”)

Im Untermenü von Kalender finden sich für

• Schlagworte,
• Kategorien,
• Labels (Kennzeichnungen),
• Veranstaltungsorte,
• Veranstalter und
• Vortragende

eigene Menüpunkte, an denen diese verwaltet werden können.

Praktisch ist dabei insbesondere die Möglichkeit, alle angelegten Elemente (Kategorien, Labels, Orte, …) in gesammelter Form zu bearbeiten.

Außerdem können weitere Details hinterlegt werden, die bei der Schnell-Erstellung direkt beim Erstellen eines Events nicht konfigurierbar sind (z.B. weitere Infos zum Veranstalter)

Tipps:

• Verwende die Übersichten, um eventuelle Duplikate zu erkennen.
• Bei Bildern zu Vortragenden verwende quadratische Bilder (Format 1:1)

Formulare kannst du unter dem Menüpunkt “Forumlare” verwalten. Hierfür steht das Plugin gravityforms zur Verfügung.

Funktionen

gravityForms bietet eine Vielzahl an Funktionen, unter anderem:

• Formulare mit verschiedensten Inhalten erstellen (Dropdown, Textfelder, Select, ..)
• mehrseitige Formulare, Umfragen
• Limitierung der Einträge pro Formular
• bedingte Logik (Abschnitt nur anzeigen wenn vorhin Option X gewählt wurde, etc.)
• Ansicht und Export aller Einträge
• Meldung nach erfolgreichem Absenden, Mailbenachrichtigungen
• Schnittstelle zu externen Tools wie Dropbox, Newsletter-Anbietern etc.
• und vieles mehr. Siehe auch: https://www.gravityforms.com/features/

SPORTUNION-Vorlagen

Eine Vorlage für ein Kontaktformular und ein Newsletterformular findest du unter dem Menüpunkt “Formulare”. Weitere Vorlagen, etwa für Mitglieds-Registrierung, Angebotsbuchung, Event-Anmeldung oder eine Marketing-Umfrage, stehen dir unter website.sportunion.at/downloads zur Verfügung.

Sobald ein Formular vom Nutzer abgesendet wird, können eine oder mehrere Benachrichtigungen per Mail, etwa an die ausfüllende Person oder den Administrator, versendet werden. Die Einstellungen hierzu finden sich direkt beim Formular unter Einstellungen > Benachrichtigungen.

Wichtig: Damit der Versand überhaupt funktioniert, muss unter WP Mail SMTP eine E-Mail-Adresse mit richtiger Verifizierung hinterlegt sein. Wir kontrollieren dies beim Online-Gang der Website und richten dies ggf. im Zuge dessen ein. Standardmäßig hinterlegen wir eine noreply@…-E-Mail-Adresse. Solltest du die hinterlegte Adresse ändern, so verwende “benutzerdefinierte Einstellung”.

Export von Einträgen

Unter Formulare > Import/Export können Einträge als CSV-Datei exportiert werden.

Um Spam-Einträge bei Formularen zu vermeiden, gibt es eine Reihe an Möglichkeiten:

Warum sollte man einen Newsletter versenden?

Newsletter sind eine tolle Möglichkeit, alle Vereinmitglieder schnell zu erreichen und am Laufenden zu halten.

Worauf muss ich achten, wenn ich einen Newsletter versenden will?

• Zum Anmelden für den Newsletter muss eine Double Opt-In Möglichkeit gegeben sein, dh. die Person, die sich einträgt, muss eine E-Mail erhalten, in welcher sie die Anmeldung bestätigt. Erst dann darf die Person Newsletter erhalten.
• In jedem Newsletter muss die Möglichkeit gegeben sein, dass sich der Abonennt aus dem Newsletter austragen kann.

Wie versende ich am besten einen Newsletter?

Newsletter per Outlook zu versenden ist nicht empfehlenswert. Werden mehr als 50 Personen in einer normalen Mail angeschrieben, gilt dies rechtlich gesehen als Spam. Die Absender-E-Mail-Adresse kann ggf. von Firewalls und Spamfiltern blockiert werden und Mails kommen somit nicht an.

Es gibt mehrere Newsletter-Systeme, die einfach zu bedienen sind. Wir empfehlen MailChimp.

Vorteile:

• In der kostenlosen Version können bis zu 2.000 Abonenntinnen und Abonnenten integriert werden.
• Der Newsletter kann mit sehr einfachen Schritten optisch ansprechend gestaltet werden. Wir haben dazu eine Newsletter-Vorlage.
• Viele Optionen, Statistiken, usw.
• Mailchimp kann per Schnittstelle mit der Website verbunden werden. So kann bei jedem Formular, bei der Mitgliedsanmeldung, Kursanmeldung etc. der Kontakt automatisch in die Empfängerliste eingetragen werden.
• Datenschutzkonform (wenn alles richtig umgesetzt wird)

Nachteil:

• Die Oberfläche ist englischsprachig.

Welche Schritte muss ich setzen, um einen Newsletter auszusenden?

1. Ein Mailchimp Konto erstellen
   Registriere dich kostenlos unter https://mailchimp.com.
2. Domain Authentifizieren
   Damit Mails von Mailchimp auch ankommen, musst du deine Domain (z.B. meinverein.sportunion.at oder meinverein.at) authentifizieren. Dies kannst du in Mailchimp unter Website > Domains machen. Erfahre mehr dazu in der Mailchimp Hilfe! Im Zuge des Prozesses muss außerdem ein DNS-Eintrag in der SPORTUNION Verwaltung gesetzt werden. Melde dich dazu unter sportunion-vereine.at an und trage die beiden Einträge, die in Maichimp angezeigt werden, in der DNS-Verwaltung ein.
3. Empfänger Liste erstellen & Kontakte importieren
   Stelle sicher, dass Double-Opt-In und DSGVO aktiviert sind. Bei händisch importierten Kontakten stelle sicher, dass diese eingewilligt haben, den Newsletter zu erhalten.
4. SPORTUNION Newsletter-Template verwenden
   Lade das SPORTUNION Newsletter-Template und passe es an.
5. Schnittstelle zur Website herstellen
   Für eine Integration in die Website musst du auf deiner Vereins-Website unter Formulare > Einstellungen > MailChimp dein Mailchimp-Konto verknüpfen. Klicke einfach auf den Button und gib deine Zugangsdaten ein.
6. Datenschutz-Themen bearbeiten
   Passe die Datenschutzerklärung an. Wir haben bereits eine Vorlage integriert. Diese kannst du unter Shortcoder > “seite-datenschutzerklaerung-weitere-verarbeitungen”, Punkt “Newsletter”, überprüfen und bearbeiten. Erfahre mehr zur Bearbeitung des Datenschutz-Seite.
7. Mailchimp Schnittstelle nutzen
   Jedes Formular (wofür auch immer es verwendet wird), in dem mindestens ein E-Mail-Adressfeld vorkommt, kann mit Mailchimp verbunden werden. Hier gibt es weitere Optionen, beispielsweise können auch weitere Daten wie Name, Adresse etc. übertragen werden. Vergiss bei der Einbindung nicht, Double-Opt-in und eine Datenschutz-Checkbox (eigenes Element) hinzuzufügen.
8. Newsletter versenden :)

Hier gehts zu einer deutschsprachigen Anleitung für MailChimp:
https://mailchimp.com/de/help/

Folgende Benutzerrollen haben Zugriff auf Formulare:

• Formulare bearbeiten (edit-forms)
  Vollzugriff
• Formulareinträge bearbeiten (edit-form-entries)
  kann Einträge sehen, bearbeiten und exportieren, jedoch keine Formulare verändern oder anlegen.
• Administrator
  Vollzugriff

Menüs

Auf der SPORTUNION Website gibt es mehrere Menüs, die an verschiedenen Positionen ersichtlich sind:

Menü	Position	Info
Hauptmenü	oben	Menüpunkte bis zur 3. Ebene werden dargestellt.
Social Media Menü	oben rechts	Die Icons können nur im Backend ergänzt werden.
Fußzeilen-Menü (Kontaktadressen, Schnellzugriff, Meta)	unten, 3-spaltig	alle Menüs sind der Fußzeile zugeordnet.

Menüpositionen

Im “SPORTUNION Theme” sind 2 Menüpositionen platziert. Diese sollten wie hier abgebildet eingestellt sein und nicht verändert werden:

Inhalte – meistens sind es Seiten, es kann aber auch ein einzelner News-Artikel, die Detailseite eines Sportangebots etc. sein – können im Menü an einer oder auch mehreren Stellen verknüpft werden.

Dies ist beispielsweise bei der Seite “Kontakt” der Fall, die man sowohl über das Hauptmenü als auch über das Menü in der Fußzeile aufrufen kann. Aus Benutzersicht macht das Sinn, weil die Seite an diesen Stellen gesucht wird.

Seiten sind nicht automatisch im Menü sichtbar

Ist eine Seite erstellt, wird diese noch nicht automatisch im Menü angezeigt. Sobald die Seite veröffentlicht ist, ist sie zwar unter der ihr zugeordneten URL auffindbar, aber eben nicht in Menüs gelistet.
(Tipp: So ließen sich beispielsweise versteckte Inhalte erstellen. (Suchmaschinen-Auffindbarkeit müsste noch beachtet werden))
Es ist also nötig, diese bei Bedarf einem Menü zuzuordnen:

Die Menüverwaltung kann sowohl im Backend (Menüpunkt “Design”>”Menüs”), als auch im Frontend (“Customizer”>”Menüs”) erfolgen. Ausnahme: Das Social Media Menü muss übers Backend bearbeitet werden, da nur dort die Icons auswählbar sind.

1. Um Google Analytics mit der Website zu verknüpfen, muss zunächst ein kostenloses Google Analytics Konto angelegt werden. Mehr dazu erfährst du unter https://support.google.com/analytics/answer/1008015?hl=de
2. Der Tracking-Code aus Google Analytics muss auf deiner Vereinswebsite unter dem Menüpunkt “G(oogle) Site Kit” hinterlegt werden. Folge den Schritten im Setup.
3. Zugriffe werden anonymisiert protokolliert, sobald ein Besucher der Website Cookies akzeptiert hat.

Mit dem Plugin “Smartslider 3” lassen sich Slider verschiedener Typen für deine Vereinswebsite erstellen. Standardmäßig läuft ein Slider auf der Startseite ganz oben, der Aufmerksamkeit erwecken soll und die wichtigsten Inhalte präsentiert.

1. Um einen Slider zu bearbeiten, navigiere zu “Smartslider” und wähle den Slider, den du bearbeiten möchtest.
2. Wähle die Slide, die du bearbeiten möchtest.
3. Editiere die Slide.

Im Hilfebereich des Plugin-Anbieters finden sich viele Anleitungen und kurze Tutorial-Videos, die das Arbeiten mit dem Plugin erklären.

zum Hilfebereich des Plugins (Smartslider 3)

1. Lade die gewünschte SPORTUNION-Slidervorlage herunter.
2. Melde dich bei deiner Vereinswebsite im Backend an.
3. Navigiere zu “Smart Slider” > “Dashboard”.
4. Wähle “+ Neues Projekt”
5. Wähle “oder importiere deine eigenen Dateien / SPORTUNION-Vorlagen”

6. Lade die zuvor heruntergeladene Slider-Vorlage für den Upload aus (*.ss3-Datei). Die restlichen Optionen lässt du unverändert.

7. Klicke “Importieren”
8. Öffne das importierte Projekt und bearbeite die gewünschte(n) Slide(s). Ändere beispielsweise Buttonlinks oder ggf. das Foto.
9. Wähle die Slide aus, klicke “Bulk Actions” und dann “Kopieren”. Nun kopiere die Slide zum gewünschten Slider, z.B. auf deine Startseite.

10. Abschließend kannst du das importierte Projekt wieder löschen.

Wenn deine Vereinswebsite nicht lädt, heißt das nicht zwingend, dass das für alle Personen im Internet gilt. Um vor Angriffen geschützt zu sein, ist unser System nämlich mit einigen Sicherheitsmechanismen ausgestattet, die jede Anfrage prüfen. Dadurch kann es vorkommen, dass ein Aufruf der Website – möglicherweise auch irrtümlich – blockiert wird.

Folge diesen Behebungsschritten:

1. Lade die Seite erneut. Besteht das Problem weiterhin?
2. Prüfe deine Internetverbindung. Laden andere Websites?
3. Prüfe, ob deine Website auch in einem anderen Netzwerk (z.B. mobiler Hotspot/Handy statt Heim-WLAN/Desktop-PC) nicht lädt.
   Falls ja, gibt es möglicherweise ein technisches Problem am Server. Wende dich mit der Fehlermeldung (ggf. Screenshot machen) an support@sportunion.at
   Falls nein, wurde möglicherweise deine IP-Adresse gesperrt. (etwa aufgrund zu vieler fehlgeschlagener Login-Versuche) Die Dauer der Sperre ist zeitlich begrenzt. Du kannst diese abwarten oder in ein anderes Netzwerk wechseln (z.B. mobiler Hotspot statt Heim-WLAN). Oder du schickst uns deine IP-Adresse, die du unter wieistmeineip.at herausfindest, an support@sportunion.at.

Auch wenn einige Inhalte in der Administration Englisch sind, so sollte doch der Großteil Deutsch sein. Wenn dies bei dir nicht der Fall ist (z.B. steht in der Leiste oben “Forms” statt “Formulare”), dann prüfe folgende Punkte:

1. Navigiere rechts oben zu deinem Benutzerprofil. Stelle sicher, dass als Sprache “Deutsch” und nicht “Deutsch (Österreich)” eingestellt ist.
2. Hat sich nichts geändert, so navigiere zu Einstellungen > Allgemein und prüfe, ob die Sprache der Website auf  “Deutsch” und nicht “Deutsch (Österreich)” eingestellt ist.

Wenn E-Mails deiner SPORTUNION-E-Mail-Adresse (@meinverein.sportunion.at, @meinverein.at) nicht ankommen, prüfe folgende Schritte:

Mails von der Website kommen nicht an:

• Werden vom Formular-Plugin keine Benachrichtigungs-Mails versendet, prüfe die Formular-Mailbenachrichtungs-Einstellungen beim jeweiligen Formular.
• Werden Mails von der Website (System) generell nicht versendet, die Einstellungen unter dem Menüpunkt WP Mail SMTP. Es sollte nicht “WordPress-Standard (eingebauter PHP-Mailer, kein externer Versandanbieter)” verwendet werden. Wir konfigurieren  und prüfen dies beim offiziellen Onlinegang der Website.

Mails vom Postfach kommen nicht an:

Kommen Mails vom Webmail oder einem Mailprogramm, zu dem E-Mails-synchronisiert werden, nicht an, prüfe folgende Schritte:

• wurde die Empfangs-E-Mail richtig geschrieben?
• kommt eine Fehlermeldung? (SenderIn und/oder EmpfängerIn)
• wurden mehr als 50 EmpfängerInnen in einer Mail kontaktiert oder in kurzen Abständen eine hohe Anzahl an E-Mails versendet? (ACHTUNG: Dies führt zu einer Sperrung deiner E-Mail-Adresse bei vielen Empfangenden, hat längere Zeit negativen Einfluss und kann auch anderen SPORTUNION-Vereinen schaden! Verwende für den Versand von Newslettern immer einen Newsletter-Anbieter)

Je Verein und je E-Mail-Konto ist aus Sicherheitsgründen zusätzlich ein Versandlimit pro Stunde festgelegt. (gilt nicht beim Versand via Newsletter-Anbieter).

Kontaktiere uns unter support@sportunion.at, wenn du Hilfe benötigst.