Seit 25.Mai 2018 ist die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) in Kraft getreten. Es ist eine Verordnung, die den Schutz der Daten von natürlichen Personen in einem einheitlichen Datenschutzregime in Europa zum Ziel hat.
Die DSGVO betrifft alle Vereine/Verbände, da sie personenbezogene Daten (Mitgliederdaten, Mitarbeiterdaten, Trainerdaten, sportliche Leistungsdaten, etc.) erheben und verarbeiten.
Personenbezogene Daten müssen geschützt werden und dürfen nicht frei ohne Einverständnis gespeichert bzw. weitergeleitet werden. Es dürfen daher nur Daten gespeichert werden, die wirklich benötigt werden.
Wir möchten Ihnen nochmals die wichtigsten Punkte zum Datenschutz zusammenfassen:
Informationspflicht!
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- Alle Vereine sind dazu verpflichtet ihre Mitglieder, die vor dem 25.05.2018 dem Verein beigetreten sind, über die Datenschutzgrundverordnung zu informieren. Indem Sie ein Schreiben per Mail oder Postweg aussenden, für welchen Zweck Mitgliederdaten in der Vereinsdatenbank gespeichert werden. Wichtig dabei ist, dass Mitglieder jederzeit über die Verarbeitung der Daten widerrufen können. (Widerrufsrecht)
- Alle Mitglieder die nach dem 25.05.2018 dem Verein beitreten, müssen eine Beitrittserklärung über die Datenspeicherung im Verein unterzeichnen. (Siehe Mustervorlagen Beitritt zum Verein https://sportunion.at/de/vereinsservice/tipps-fuer-vereine/dsgvo )
- Jeder Verein sollte die Datenschutzbestimmungen auch auf der Homepage ersichtlich zeigen
Einwilligung!
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- Jeder Verein muss für diverse Vereinsarbeiten eine Einwilligungserklärung aufsetzen. Die Einwilligung kann durch Checkboxen erfolgen, jedoch dürfen diese nicht im Vorhinein angekreuzt werden.
Beispiele:
- Einwilligungserklärung für die Datenspeicherung zum Zweck der Kursverwaltung
- Ich stimme zu, dass mein Vor- und Zuname, Adresse, Mailadresse (personenbezogene Daten die gespeichert werden, anführen), zum Zweck der Kursverwaltung und zur finanziellen Abwicklung im Verband verarbeitet werden dürfen. Die Zustimmung kann jederzeit formlos mit Wirkung für die Zukunft mittels Mail an: ____________ widerrufen werden.
- Einwilligungserklärung Newsletter
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- Ich möchte mit aktuellen Informationen über den „Vereinsname“ per E-Mail Newsletter versorgt werden und stimme der Verwendung meines Vor- und Nachnamens (personenbezogene Daten die gespeichert werden, anführen
Datenschutzverzeichnis!
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- Alle Vereine müssen ein Datenschutzverzeichnis führen, indem Sie alle Arbeitsprozesse im Verein beschreiben und welche Daten verarbeitet und wo gespeichert werden. (Siehe Mustervorlage https://sportunion.at/de/vereinsservice/tipps-fuer-vereine/dsgvo )
Datenminimierung!
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- Daten die nicht mehr benötigt werden, müssen gelöscht werden.
Fotos!
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- Werden Fotos /Videos im Rahmen von Veranstaltungen (insbesondere Sportveranstaltungen) aufgenommen, und werden die TeilnehmerInnen und BesucherInnen im Vorfeld darüber informiert, so dürfen diese Aufnahmen aufgrund des berechtigten Interesses des Veranstalters/Vereins für Zwecke der Mitgliederinformation und Öffentlichkeitsarbeit auch ohne ausdrücklich Einwilligung verarbeitet werden (solange die Beabsichtigung der Dokumentation der Veranstaltung im Fokus steht und nicht das Fotografieren einzelner Personen).
- Bei Fotos von Kinder, wird uneingeschränkt die Zustimmung der Erziehungsberechtigten im Vorfeld einzuholen, empfohlen.
- Werden Fotos/Videos einzelner Personen veröffentlicht (Website/Social Media), so ist eine ausdrückliche Einwilligung der Person einzuholen.
Auskunftsrecht!
- Die betroffene Person hat das Recht auf Auskunft über die gespeicherten personenbezogenen Daten. Nimmt eine Person ihr Auskunftsrecht in Anspruch, kann sie eine Kopie ihrer personenbezogenen Daten, die Gegenstand der Verarbeitung sind, innerhalb eines Monats nach Antrag verlangen.
- Die betroffene Person hat das Recht, dass die betreffenden personenbezogenen Daten unverzüglich gelöscht werden.
Datensicherheit!
- Datensicherheit sicherstellen – IT Systeme überprüfen
Bei offenen Fragen können Sie uns unter 0316 32 44 30 71 erreichen.
