Wichtige Informationen für Vereine zur Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht

Durch die mit 1. Jänner 2016 in Kraft tretende Steuerreform der Bundesregierung wurden die schon bisher geltenden Regelungen zur Aufzeichnung von
Barumsätzen verschärft. Gerade auch im Bereich der Tätigkeit von Sportvereinen können diese Neuerungen, die zu einer effektiveren Steuereinhebung und besseren Kontrolle der Einhaltung von Steuerpflichten dienen, Pflichten auslösen.
Keine Folgen haben die Neuregelungen, die in der Bundesabgabenordnung (§§ 131b, 132a BAO), in der Registrierkassensicherheits- und Barumsatz-Verordnung geregelt wurden, für den unentbehrlichen Hilfsbetrieb von Sportvereinen. Barumsätze, die in direktem Zusammenhang mit der sportlichen Zweckerfüllung getätigt werden, wie z.B. das Einheben von Eintrittsgeldern bei Sportveranstaltungen können weiterhin in Form eines Kassasturzes der Tageslosung und ohne elektronische Registrierkassa ermittelt werden.
Bei Umsätzen im entbehrlichen Hilfsbetrieb gilt diese Regel ebenso. Der Veranstalter eines kleinen Vereinsfestes im Sinne der Vereinsrichtlinien kann daher ebenso am Tagesende alle Barumsätze in Form einer Tageslosung ermitteln. Sofern die Einzelumsätze beim Fest allerdings in Form einer Einzelaufzeichnung, zum Beispiel durch Stricherlliste der einzelnen Speisen und Getränkeangebote, erfasst wurden, ist diese Aufzeichnung heranzuziehen und kein Kassasturz möglich. Auch bei einer solchen Einzelaufzeichnung unterliegt das kleine Vereinsfest aber eben nicht der elektronischen Registrierkassenpflicht.
Großes Vereinsfest: Falls der gemeinnützige Sportverein jedoch einen begünstigungsschädlichen Geschäftsbetrieb, wie den Betrieb einer öffentlichen Vereinskantine oder die Veranstaltung eines großen Vereinsfestes erhält, ist dieser Bereich ab gewissen (Bar)Umsatzgrenzen den neuen Verpflichtungen unterworfen. Ab einem Gesamtjahresumsatz aus diesem Geschäftsbetrieb, der höher als 15.000 Euro netto ist und einem Anteil an Barumsätze darin von über 7500 Euro besteht die Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht. Das bedeutet, dass bei Überschreiten dieser Umsatzgrenzen 2015 bereits ab Jänner 2016 die gesetzliche Pflicht des Betreibers der Kantine besteht.
Unter Barumsätze fallen auch Zahlungen mit Bankomat- oder Kreditkartensystemen. Wenn diese Umsätze erstmals 2016 erzielt werden, beginnt die Verpflichtung im vierten Monat nach Überschreiten der beiden Umsatzgrenzen. Wenn daher die Umsätze im April die Grenzen überschreiten, dann muss ab 1. August eine elektronische Registrierkassa zum Einsatz kommen.
Ausnahmen: Es bestehen allerdings gewisse weitere Ausnahmen von der Registrierkassenpflicht. Die so genannte „Kalte Hände“-Regelung ermöglicht eine vereinfachte Losungsermittlung bei Geschäften, die unter freiem Himmel getätigt werden. Das gilt für Umsätze, die aus offenen Verkaufsbuden, an frei stehenden Verkaufstischen oder unter Schirmen und Zeltdächern getätigt werden. Allerdings darf kein Naheverhältnis zu einer fest umschlossenen Verkaufsräumlichkeit gegeben sein. Der Gastgartenverkauf einer Kantine entspricht daher keinem Umsatz im Freien und unterliegt der Registrierkassenpflicht. Die Ausnahmeregelung für Umsätze unter freiem Himmel gilt bis zu einer Jahresumsatzgrenze des gesamten Geschäftsbetriebs von 30.000 Euro netto.
Die Belegerteilungspflicht ist an die Registrierkassenpflicht gekoppelt und erfordert, dass jeder Kunde für seinen Einzelumsatz einen elektronisch erstellten Beleg erhalten muss. Dieser muss vom Kunden bis zum Verlassen der Verkaufsstelle aufbewahrt werden.
Schutz vor Manipulation: Ab 1. Jänner 2017 wird die Pflicht zur Führung einer Registrierkassa noch weiter verschärft, indem die elektronische Umsatzerfassung und die Belegausstellung durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung vor Manipulation geschützt werden muss. Hier gilt es darauf zu achten, dass bestehende Registrierkassensysteme dieses Erfordernis durch Aufrüstung oder Update bis dahin erfüllen können. Nähere Informationen erteilen dazu die Hersteller und Händler der Kassensysteme.
Schonfristen bis Ende März und Ende Juni
Aufgrund der späten Klarheit über die Neuregelungen hat die Bundesregierung angekündigt, dass in den ersten drei Monaten 2016 keine Strafverfahren bei noch nicht vorhandener Registrierkassa geführt werden. Wird die Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht in der Zeit vom 1. April 2016 bis 30. Juni 2016 nicht erfüllt, sind keine finanzstrafrechtlichen Konsequenzen zu erwarten, wenn der Unternehmer Gründe für die Nichterfüllung dieser Pflichten glaubhaft machen kann (wie beispielsweise: Anschaffung einer Registrierkasse aufgrund Lieferschwierigkeiten durch einen Kassenhersteller nicht möglich; Installation der Software war mangels notwendiger fachlicher Beratung nicht rechtzeitig möglich; erforderliche Einschulung war nicht zeitgerecht durchführbar). Spätestens ab 1. Juli 2016 haben aber auch Sportvereine mit Begünstigung schädlichem Geschäftsbetrieb eine elektrische Registrierkassa zu benutzen.