Funktionen im Verein

Der Obmann bzw. die Obfrau, in manchen Vereinen auch als Präsident/Präsidentin bezeichnet, ist vorsitzende Person des Vereins. Die Aufgaben umfassen insbesondere die Geschäftsführung des Vereins im Innenverhältnis und in der Vertretung des Vereins nach außen gegenüber Dritten.

Die Vereinsstatuten sollten die nähere Ausgestaltung der Geschäftsführung im Verein und der Vertretung des Vereins in voneinander getrennten Absätzen konkret regeln.

Geschäftsführung

Unter Geschäftsführung versteht man die Leitung des Vereins im Innenverhältnis. Der Obmann/die Obfrau wird in der Regel auch diese Aufgabe erfüllen. Es besteht aber die Möglichkeit, diese Aufgabe auch einem anderen Vorstandsmitglied zu übertragen.

In großen Vereinen kann dem Obmann/der Obfrau (Präsidenten/Präsidentin) ein/eine GeschäftsführerIn zur Seite gestellt werden, manchmal geschäftsführender Obmann bzw. geschäftsführende Obfrau genannt. Diese/r ist nach Maßgabe der von der Generalversammlung zu beschließenden Geschäftsverteilung im Vorstand für die Führung der laufenden Geschäfte des Vereins verantwortlich.¹

Hauptamtliche Geschäftsführung als Option

Die Führung der Geschäfte des Vereins kann auch einem hauptamtlichen, angestellten Geschäftsführer bzw. einer hauptamtlichen, angestellten Geschäftsführerin übertragen werden, der/die nicht gewähltes Vorstandsmitglied ist. In diesem Fall bleibt aber die vereinsrechtliche Haftung des Vorstands als Leitungsorgan auch für das Handeln des angestellten Geschäftsführers bzw. der angestellten Geschäftsführerin voll aufrecht.

Aufgabenverteilung

Es ist sinnvoll, die Aufgaben des Vereins auf die gewählten Vorstandsmitglieder zu verteilen. Insbesondere die Funktionen eines Kassiers/einer Kassiererin und eines Schriftführers/einer Schriftführerin sind neben der des Obmanns/der Obfrau üblich und auch in den Musterstatuten des Innenministeriums vorgesehen. Der Obmann/die Obfrau bleibt für alle Bereiche der Geschäftsführung verantwortlich, die nicht nach den Statuten oder einer Geschäftsverteilung auf andere Mitglieder des Vorstands übertragen wurden.

Beispiele für Geschäftsführungsaufgaben des Obmanns/der Obfrau sind:

• Einladung zu den Sitzungen, Tagungen und Veranstaltungen des Vereins
• Vorsitzführung bei diesen Sitzungen
• Herbeiführung notwendiger Beschlüsse
• Erfüllung der vereinsrechtlichen Meldepflichten
• Überwachung und Koordinierung der Aufgabenbereiche der übrigen Vorstandsmitglieder
• Rolle des Dienstgebers/der Dienstgeberin bei allfälligen Mitarbeitern/Mitarbeiterinnen des Vereins
• AnsprechpartnerIn für die RechnungsprüferIn des Vereins

 

Vertretung nach außen

Der Obmann/die Obfrau vertritt den Verein gewöhnlich nach außen, das heißt gegenüber allen Dritten. Er/Sie schließt Verträge, verpflichtet den Verein zu Leistungen, ist der/die VertreterIn gegenüber Ämtern und Behörden, usw.

Im Statut sollte eine Regelung für den Fall der Verhinderung des Obmanns/der Obfrau getroffen werden. In der Regel wird hier ein oder werden mehrere stellvertretende Obleute oder VizepräsidentenInnen von der Generalversammlung gewählt. Diese übernehmen bei Verhinderung des Obmanns/der Obfrau die Vertretung des Vereins nach außen.

 

Im Innenverhältnis wird in den Statuten häufig der Abschluss von Verträgen an die Zeichnung des Kassiers (Finanzreferenten) bzw. der Kassiererin (Finanzreferentin) und/oder des/der Schriftführers/Schriftführererin gebunden.

 

In einzelnen Fällen kann der Obmann/die Obfrau die Vertretung des Vereins mit einer schriftlichen Spezialvollmacht an andere Mitglieder des Vorstands, Berufsvertretungen wie Rechtsanwälte/Rechtsanwältinnen oder Steuerberater/Steuerberaterinnen delegieren. So kann beispielsweise der Verein bei einer Sitzung seines Verbandes auch durch andere Personen vertreten werden.

Die Vertretung im Sinne von rechtsgeschäftlicher Verpflichtung des Vereins sollte nicht mit der gesellschaftlichen, repräsentativen Vertretung des Vereins verwechselt werden. Natürlich obliegt diese ebenso dem Obmann/der Obfrau. Der Verein kann aber bei Veranstaltungen und gesellschaftlichen Anlässen natürlich formfrei auch von anderen Vereinsvertretern repräsentiert werden.

 

¹⁾ Handbuch für Vereinsfunktionäre, Dr. Wolfgang Kossak, Lexis Nexis Verlag; S. 93 

Der Schriftführer/die Schriftführerin hat die wichtige Aufgabe, Protokolle der Sitzungen der Vereinsorgane zu erstellen und sich um den Schriftverkehr des Vereins zu kümmern.

In der Regel wird im Statut vorgesehen, dass der Schriftführer/die Schriftführerin den offiziellen Schriftverkehr und Protokolle mit dem Obmann/der Obfrau gemeinsam zeichnet.

 

Zu Inhalten von Protokollen empfiehlt Kossak² eine sehr gut geeignete Checkliste. Zusammengefasst sollte ein Protokoll folgendes enthalten:

• Ort, Tag und Zeitpunkt
• Feststellung der Beschlussfähigkeit
• Tagesordnungspunkte
• Wesentliche Diskussionsbeiträge bzw. Ergebnisse
• Anträge und Beschlüsse im exakten Wortlaut
• Abstimmungsergebnisse – bei Vorstandssitzungen aufgrund der persönlichen Haftung auch namentlich (!)
• Wortmeldungen zum Punkt Allfälliges
• Unterschrift des Schriftführers/der Schriftführerin, allenfalls nach Statut auch des Obmanns/der Obfrau
• Anhang von schriftlich vorgelegten Unterlagen zur Sitzung

²⁾ Handbuch für Vereinsfunktionäre, Dr. Wolfgang Kossak, Lexis Nexis Verlag; S. 93 

Der Kassier/die Kassiererin führt die Vereinsfinanzen. Er/Sie berichtet den Organen über die Finanzen, das beinhaltet zumindest die laufende Vereinsgebarung und die Vermögenslage des Vereins.

Die Vorschreibung von Mitgliedsbeiträgen wird der Kassier/die Kassiererin gewöhnlich mit dem/der SchriftführerIn vorbereiten.

Der Kassier/die Kassiererin führt die Vereinsbuchhaltung oder überwacht die Buchhaltung des Vereins durch andere Personen. Er/sie prüft die Rechnungen und Forderungen gegen den Verein. Der Kassier/die Kassiererin ist für die Erstellung eines Jahresbudgets im Vorfeld und eines Jahresabschlusses bis spätestens fünf Monate ab Ende des Rechnungsjahres verantwortlich.

Er/Sie wickelt die Zahlungen des Vereins ab. Zur Vermeidung von Fehlern und von Missbrauch ist für die Zahlungen des Vereins die Einführung eines Vier-Augenprinzips zu empfehlen. In diesen Fällen zeichnet der Kassier/die Kassiererin meist mit dem Obmann/der Obfrau.

 

Die Verfügung über Vereinsvermögen, wie etwa beim Ankauf oder Verkauf von Anlagegütern oder Verpachtung einer Vereinskantine, erfordert in der Regel die Einholung von Beschlüssen des Vereinsvorstands oder sogar der Generalversammlung. Hier ist in den Statuten oder in der Geschäftseinteilung des Vereins darauf zu achten, dass ausreichend klar ist, welche Geschäfte welche Genehmigungen erfordern.

Die Größe des Vereins bestimmt nach dem Vereinsgesetz auch die Form der Rechnungslegung im Verein. Der Kassier/die Kassiererin hat also auf die Schwellenwerte des § 22 Vereinsgesetz zu achten. Bei Einnahmen und Ausgaben von über 1 Million Euro in zwei aufeinanderfolgenden Jahren ist eine Jahresbilanz nach den Vorschriften des Unternehmensgesetzbuches (UGB) aufzustellen.

Unter einer Million Euro reicht eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung mit einem Verzeichnis des Vereinsvermögens.

Nach dem Vereinsgesetz 2002 sind erstmals zwei RechnungsprüferInnen gesetzlich vorgeschrieben. Diese werden genauso wie der Vorstand von der Mitgliederversammlung für die Funktionsperiode des Vorstands gewählt.

Ihre Aufgabe ist es, den Vorstand in seiner Tätigkeit zu überwachen.

 

Dabei ist die Finanzgebarung zu prüfen. Dabei prüfen die RechnungsprüferInnen den vom Vorstand vorgelegten Rechnungsabschluss des abgeschlossenen Rechnungsjahres und haben dafür vier Monate Zeit. Sie haben dazu einen Prüfbericht zu erstellen, dem Vorstand zur Kenntnis zu bringen und Gelegenheit zu Verbesserungsmaßnahmen zu geben. Bei der nächsten Mitgliederversammlung ist dieser Bericht vorzulegen.

 

Gegenstände der Prüfungen sind unter anderen:

• Ordnungsgemäßheit des Rechnungswesens: Sind Aufzeichnungen und Belege vorhanden? Ist der Zahlungsfluss lückenlos dokumentiert? Gibt es ein Vier-Augen-Prinzip, um Missbrauch zu vermeiden?
• Statutengemäße Verwendung der Mittel: Werden die Gelder des Vereins für die Zwecke verwendet, für die der Verein gegründet wurde?
• Sparsamkeit, Wirtschaftlichkeit, Effizienz: Achtet der Vorstand auf eine geldsparende Vorgangsweise? Gibt es unnötige Ausgaben?

Die RechnungsprüferInnen haben die Pflicht, vorhandene Gebarungsmängel und Gefahren für das Bestehen des Vereins aufzuzeigen und die Mitgliederversammlung zu informieren.

Das äußert sich insbesondere darin, dass die RechnungsprüferInnen jederzeit die Einberufung einer außerordentlichen Mitgliederversammlung vom Vorstand verlangen oder diese sogar selbst einberufen können.

Zu verschiedenen festgelegten Themenbereichen kann es im Verein Fachreferentinnen bzw. -Referenten geben. Die Aufgabenfelder können variieren und werden am besten vereinsintern geklärt.

Mögliche Rollen für Referentinnen und Referenten:

• Jugendreferent
• Pressereferent
• …