Abrechnungsinformation

Die Rechnungen müssen auf den Verein lauten und im Original vorgelegt werden. Bei elektronisch vorliegenden Rechnungen ist am Ausdruck neben der vereinsmäßigen Zeichnung und
Datum folgender „Richtigkeitsvermerk“ anzuführen:
„Dieser Beleg wird/wurde bei keinem anderen Förderungsgeber zur Abrechnung vorgelegt und nicht durch Dritte übernommen“.
Somit erklärt der Verein den Beleg zur Originalrechnung.

Rechnungsmerkmale:

• Name und Anschrift des Rechnungslegers
• Name und Anschrift des Empfängers (Verein) ab € 400,00
• Menge und handelsübliche Bezeichnung der Gegenstände bzw. Art und Umfang der Leistung Tag/Zeitraum der Lieferung oder sonstigen Leistungen
• Entgelt für die Lieferung/sonstige Leistung und den anzuwendenden Steuersatz, bei Steuerbefreiung oder Differenzbesteuerung einen Hinweis auf diese
• Ausstellungsdatum
• Eindeutige Nummerierung
• Bei Rechnungen eines Unternehmens ab € 400,00 ist die UID-Nr. des Rechnungsausstellers (Unternehmen) erforderlich

Nicht anerkannt werden:

• Alkoholische Getränke und Rauchwaren
• Trinkgelder
• Geschenke (ausgenommen Ehrenpreise)
• Mahnspesen, Säumniszuschläge, Strafgelder
• Belege, die den Bereich Kantine bzw. Vereinslokal betreffen
• Repräsentationskleidung für Aktive und Funktionäre, sofern die Anschaffung von
  Repräsentationskleidung nicht gesondert beantragt und genehmigt wurde
• Aufschließungskosten
• Belege außerhalb des Leistungs-/Förderzeitraumes. Der Verrechnungszeitraum umfasst immer das aktuelle Kalenderjahr!

Der Zahlungsfluss ist vom Konto des Vereins bis zum Letztverbraucher lückenlos nachzuweisen. Nach Möglichkeit ist vom bargeldlosen Zahlungsverkehr Gebrauch zu machen.

Folgende Zahlungsnachweise sind erforderlich:

• Auftrags- bzw. Durchführungsbestätigung und Kontoauszug- bzw. Umsatzliste mit Kontodaten
  (Name und IBAN) des Empfängers und des Auftraggebers.
  Hier müssen folgende Informationen ersichtlich sein: Alter Kontostand, aktueller Kontostand, Summe der Belastungen und Summe der Gutschriften, all diese Beträge können aber
  geschwärzt werden.
  
• Bei Barzahlungen ist eine Kopie des Kassabuchs mit vereinsmäßiger Zeichnung zu erbringen.
• Bei Zahlungen mittels Bankomat- oder Kreditkarte wird ein Kontoauszug bzw. die Kreditkartenabrechnung benötigt.Händisch ausgestellte Rechnungen müssen zusätzlich mit Barzahlungsvermerk, Zahlungsdatum, Unterschrift des Zahlungsempfängers (=Verkäufer) und dem Geschäftsstempel versehen sein. Ist bei einer gedruckten Rechnung, die bar bezahlt wurde, die Barzahlung nicht klar ersichtlich, muss auf der Rechnung ein handschriftlicher Zahlungsvermerk des Verkäufers angebracht sein.

Pauschale Reiseaufwandsentschädigung (PRAE)
Tagessatz max. € 120,- // Monatssatz max. € 720,-  // Jährliche Meldepflicht für den auszahlenden Verein

Alle Felder der PRAE müssen vollständig ausgefüllt sein. Die auszahlende Gesamtsumme ist entsprechend auf die zutreffenden Kalendertage / Einsatztage zu verteilen.
Nachweis der Nebenberuflichkeit: Hiermit wird bestätigt, dass die Tätigkeit als Trainer, ÜL etc. nicht die Haupteinnahmequelle darstellt. Die PRAE ist nicht anwendbar bei Trainertätigkeiten als Hauptberuf bzw. bei Bezug von Arbeitslosengeld sowie Bildungskarenz.

Die in einem Kalenderjahr ausbezahlten Reiseaufwandsentschädigungen müssen für jede einzelne Person in das dafür vorgesehene amtliche Meldeformular eingetragen werden. Zu melden sind: ZVRNummer, Steuernummer (falls vorhanden) des auszahlenden Vereins sowie Name und Sozialversicherungsnummer des/der Empfängers/Empfängerin und der Gesamtbetrag, der ausbezahlt
wurde. Die Meldung muss bis spätestens Ende Februar des Folgejahres zu erfolgen.

Honorarnote
Honorarnoten sind vom Übungsleiter/Trainer zu versteuern und mit dem Satz „Ich erkläre mit meiner Unterschrift, für die einkommenssteuerliche und sozialversicherungsrechtliche Veranlagung selbst Sorge zu tragen“ zu vermerken. Zusätzlich ist eine Unterschrift des Zahlungsempfängers notwendig.

Reisekosten
Fahrtkosten gemäß Vereinsrichtlinien 2001 können über die Letztempfängerliste abgerechnet werden. Bei Gastronomierechnungen muss die Anzahl der Speisen und Getränke ersichtlich sein und durch eine Teilnehmerliste nachgewiesen werden. Nächtigungskosten können bei Vorliegen entsprechender Belege (z.B. Hotelrechnungen) bis zu einer Höchstgrenze von € 150,00 pro Nacht und Person abgerechnet werden. Die Teilnahme an einer Veranstaltung ist durch eine Teilnehmerliste (ggf. Letztempfängerliste) oder durch verbandsmäßig unterfertigten Ergebnislisten nachzuweisen.
Für die Verrechnung von Fahrtkosten kann auch die PRAE (ohne sonstige Belege) anerkannt werden.

Teilnehmerliste
Für die Teilnahme an einer Veranstaltung ist eine von den Teilnehmern unterfertige Teilnehmerliste unter Angabe ihres Vereins und sonstige geeignete Nachweise (zB. Ergebnislisten) vorzulegen.

Personalkosten
Personalkosten sind durch die Vorlage von Lohn- bzw. Gehaltszahlungen mittels Jahres-Lohnkonto nachzuweisen. Als Jahres-Lohnkonto gilt ein satzungsgemäß gefertigter Ausdruck der
Lohnverrechnung.

Immobilien und langlebige Wirtschaftsgüter
Langlebige Wirtschaftsgüter (Sachgüter mit einem Anschaffungswert von mehr als € 800,00 wie z.B. Immobilien, Betriebsanlagen, Geschäftsausstattung, Geräte, Fahrzeuge etc.) sind vom Verein in ein
Anlagenverzeichnis aufzunehmen. Für allfällige Überprüfungen behält sich der Landesverband vor, dieses Anlagenverzeichnis anzufordern.

Bericht
Bei einem erhaltenen Bundes-Vereinszuschuss ab einer Förderhöhe von € 10.000,00 ist vom Verein neben den Abrechnungsbelegen zusätzlich ein Bericht über die geförderte Maßnahme beizulegen.

Corporate Design Richtlinien
Die SPORTUNION Wienhat ihrem Verein eine Subvention gewährt. Da die Finanzmittelverteilungen von Stadt und Bund einer immer größer werdenden Selektion unterliegen, ist es umso wichtiger, dass alle Vereine der SPORTUNION Wien gemeinsam auftreten. Nur im Verband sind wir gemeinsam stark. Somit können wir die Förderungen der öffentlichen Hand
weiterhin rechtfertigen. Daher erbitten wir im Gegenzug zu unseren finanziellen Leistungen von den Vereinen, uns durch die Sichtbarmachung des SPORTUNION Logos auf Plakaten, Trikots, Webseite, Facebook Auftritte, etc.  zu unterstützten. 

Alle Logos und weitere Vorlagen findet ihr auf unserer Corporate Design Plattform.

Gemeinnützigkeitsbestätigung
Die Rechnungsprüfung ist ein offizieller Akt im Verein, der von zwei unabhängigen Vereinsmitgliedern (nicht aus dem Vorstand) durchgeführt werden muss. Gemäß § 5 Abs 5 VereinsG 2002 muss jeder Verein mindestens zwei RechnungsprüferInnen haben. Diese Prüfung findet einmal pro Finanzjahr statt. Die Bestätigung über diese Prüfung (Ordnungsmäßigkeit der Rechnungslegung und die statutengemäße Verwendung der Mittel) muss an uns übermittelt werden.