Abrechnung von Subventionen

Für die gewährte Subvention bitten wir Sie, uns einen entsprechenden Verwendungsnachweis vorzulegen. Wir bitten Sie dabei, auf folgende Punkte zu achten (Auszug aus den Förderrichtlinien):

1. Leistungszeitraum
Der  Leistungszeitraum hat laut aktuellem Stand grundsätzlich im Förderungszeitraum zu liegen. Er entspricht einem Kalenderjahr und läuft demnach vom 1. Jänner bis 31. Dezember. Das Rechnungsdatum und das Zahlungsdatum müssen in diesem Zeitraum liegen.

2. Rechnungen
Rechnungen müssen grundsätzlich auf den Verein lauten und im Original vorgelegt werden. Des Weiteren müssen die Rechnungen alle notwendigen Informationen laut Umsatzsteuergesetz (§ 11 UStG) enthalten.

Bei elektronisch vorliegenden Rechnungen (z.B. PDF-Rechnungen, Online-Bestellungen, etc.) ist auf dem Rechnungsausdruck oder der Buchungs- bzw. Auftragsbestätigung schriftlich zu bestätigen, dass dieser Beleg bei keinem anderen Förderungsgeber zur Abrechnung vorgelegt wurde und die Kosten nicht durch Dritte übernommen werden („Richtigkeitsvermerk„).

3. Zahlungsfluss
Bei Rechnungen, die nicht bar bezahlt wurden, ist der Nachweis durch Vorlage von Kontoauszügen in Kopie und bei Sammelüberweisungen zusätzlich durch entsprechende Überweisungslisten eindeutig nachzuweisen. Das heißt: ist auf dem Kontoauszug der IBAN des Empfängers nicht ersichtlich, wird Folgendes benötigt:

• Kopie der Auftragsbestätigung mit Kontodaten des Empfängers und Auftraggebers
• Kopie des Kontoauszugs/der Umsatzliste eines bestimmten Zeitraums (mit einem Kontostand per / Gutschriften / Lastschriften / neuen Kontostand).

Bei Zahlungen mittels Bankomat- oder Kreditkarte ist der dazugehörige Kontoauszug in Kopie/die Kreditkartenabrechnung in Kopie vorzulegen. Bei Rechnungen, die bar bezahlt wurden, ist der Zahlungsfluss durch Vorlage einer Kopie des Vereins-Kassabuchs mit vereinsmäßiger Zeichung zu erbringen.

Händisch ausgestellte Rechnungen müssen zusätzlich mit Barzahlungsvermerk, Zahlungsdatum, Unterschrift des Zahlungsempfängers und Geschäftsstempel versehen sein. Ist bei einer gedruckten Rechnung, die bar bezahlt wurde, die Barzahlung nicht ersichtlich, muss auf der Rechnung ein handschriftlicher Zahlungsvermerk des Verkäufers erbracht sein.